７月１１日の投稿で、勤め先の会社で設計担当の若手職員が間違った図面を出図し、その間違いを私が指摘した際の対応に違和感を覚えたことを書きました。
今日はお取引先の会社から届いた請求書に間違いがあった際のお取引先の対応に違和感を覚えたときの話題です。
勤め先の会社では私は原材料や資材、消耗品などさまざまな物品の購入や、各種作業の委託や設備等の保守点検などのサービスも発注し代金の支払いを担当しています。毎月のことですが、月初めの数日間はお取引先の会社から前月分の請求書がどっさり届きます。
その請求書の内容に間違いがないか確認するのですが、毎月数件の請求書に記載内容の不備や計算ミスが見つかります。先月は、工場内のフォークリフトや発電機などに燃料を供給してくださる小規模石油販売会社(家族経営)の請求書に間違いを発見し、十分に確認をした後にその会社に電話で間違いを指摘しました。
わたし 「本日お届けいただいた６月分の請求書に間違いがあります」
石油会社「え、どんな間違いですか？」
わたし 「６月１０日に納めていただいた軽油３００リットルが二重計上されてます」
石油会社「あー、そうなんですか」
わたし 「同じ日に同じ品(軽油)を同じ数量、重複して計上しています」
石油会社「じゃあ、請求書の差し替えを持っていきますよ」
わたし 「昨年も全く身に覚えのない軽油４００リットルが計上されていたことが
ありました。間違いがやや多いかな・・・、と思います」
石油会社「請求書は年老いた母が作成しているんでね」
わたし 「二重請求や納品してないものまで請求するのはどうかと思いますが」
石油会社「母は新しいパソコンや新しいソフトに慣れていないんですよね」
わたし 「事情は解かりますが、間違いのない請求書のご提出をお願いします」
石油会社「間違いがあったら教えてください。すぐ差し替えを持ってきます」
わたし 「請求書はご提出の前に内容を複数の方が確認して、間違いのない請求書
をご提出くださるようご協力をお願いします」
石油会社「わかりました」
このような会話だったと記憶しています。二重請求をしたことに対しての謝罪は一言もありません。数万円程度の二重請求をしたくらいなら謝罪は不要で、堂々と「請求書の差し替えを提出します」と言い切るのが現代のトレンドなんでしょうか？
私は勤め人になって以来３０年以上金融機関や今の工場で事務職を続けていますので、請求書などさまざまな書類に目を通して不自然な部分に気付きますが、経験の浅い人ですと間違いを見逃してそのまま請求通り支払ってしまうことになります。
私はそろそろ今の勤め先を退職したいと考えていますので、次にこのポジションを担当する人が困惑するような誤った請求書は今のうちに撲滅させることが私の責任と思っています。
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この石油販売会社以外にも間違った請求書は毎月数件届きます。特に計算が間違っている請求書は、言い方はオカシイですが「間違いなく間違えている」、つまり絶対に間違えていることを確信するまで何度も、何度も、何度も、何度も、何度も計算し、検算をしてからようやく「間違っていますよ」と指摘します。間違っていない正しい請求書に対して「間違っていますよ」などと指摘してしまったら信用ガタ落ちになります。
請求書の間違いを指摘する電話は１５秒程度なんですが、その電話連絡をする前には１０分～２０分かけて計算し検算し、必死に確認作業をしていることを慮(おもんぱか)ってやってください・・・。
